Eğitim kurumlarımızda, Milli Eğitim Müdürlüklerinde pek çok rutin işlem bulunmaktadır. Bunların başında muhasebe ve özlük iş ve işlemleri gelmektedir. Yönetsel işlemleri gerçekleştiren kişilerin değişmesi halinde kurumun hafızasının silinmemesi, yeni atanan yöneticinin, şefin, memurun iş ve işlemlerin nasıl yapacağı konusunda bocalamaması için bir çözüm önerisi sunacağım.
İş akış şemaları oluşturulup güncel tutulması, personel değişikliğinde yeni gelen çalışanın iş ve işlemleri nasıl yapacağını öğrenmesi açısında yarar sağlayacaktır. İşlerin aksaması kurumun hizmet kalitesini düşüreceği gibi çalışanların da motivasyonunu bozacaktır. Söz konusu işlemi nasıl yapacağını bilmeyen çalışan için de moral bozucu bir durum ortaya çıkacaktır. Örneğin; muhasebe işlemlerinde öğretmenlerin ek ders sayılarının KBS sistemine girilmesi ve ıslak imzalı puantaj ve belgelerin milli eğitim müdürlüğüne gönderilmesi sürecini bir şemaya döktüğümüzde öğretmenlikten müdür yardımcılığına atanan bir eğitimci kolayca bu işlemi gerçekleştirebilecektir. Takıldığı hususlarda bilen birine danışması, mevzuatı incelemesi yeterli olacaktır. Özlük işleri konunda bir başka örnek; öğretmenlerin kademe terfi işlemleri okul müdürlüklerince yapılmakta ve Maaş sistemine işlenmesi için Milli Eğitim Müdürlüklerine gönderilmektedir. Kademe terfi hesaplamasının nasıl yapıldığı, Okul Müdürlüğünün iç olurunun nasıl alındığı, MEBBİS’e nasıl işlendiği konularında iş akış şemalarının faydası büyük olacaktır.
Bir eğitim kurumunda yönetsel işleri; eğitim-öğretim, muhasebe ve özlük başlıkları altında gruplarsak yüzlerce iş akış şeması potansiyeli bulunmaktadır. Peki, iş akış semaları nasıl olmalıdır?
İş akış şemaları, iş süreçlerinin görsel olarak temsil edilmesi için kullanılan bir yöntemdir. Bu şemalar, iş süreçlerinin daha iyi anlaşılmasına, analiz edilmesine, izlenmesine ve geliştirilmesine yardımcı olabilir. İş akış şemaları oluştururken aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir:
1. Basit ve anlaşılır olmalıdır: İş akış şeması, iş sürecinin temel adımlarını basit ve anlaşılır bir şekilde yansıtmalıdır. Karmaşık iş akışları, şemaların anlaşılmasını zorlaştırabilir.
2. Standart semboller kullanılmalıdır: İş akış şemaları, standardize edilmiş semboller kullanılarak oluşturulmalıdır. Bu sembollerin anlamları genellikle ISO 5807 veya ANSI standardına göre belirlenir.
3. Yönetim ve işbirliği gösterilmelidir: İş akış şeması, iş sürecinde yönetim ve işbirliğinin nasıl gerçekleştiğini göstermelidir. Bu, süreçteki her adımın kimin sorumluluğunda olduğunu ve kimin hangi görevleri üstlendiğini gösterir.
4. Akış doğru yönde gösterilmelidir: İş akış şemasında, iş sürecindeki adımlar doğru yönde gösterilmelidir. Bu, işin nasıl ilerlediğini ve her bir adımın bir sonraki adımı nasıl etkilediğini açıkça gösterir.
5. Kolaylıkla güncellenebilir olmalıdır: İş akış şeması, iş sürecinde meydana gelen değişikliklerin kolayca yansıtılabilmesi için güncellenebilir olmalıdır. Bu, süreçteki değişikliklerin takip edilmesini ve iş akışının optimize edilmesini kolaylaştırır.
6. Renkler ve görsel unsurlar kullanılabilir: İş akış şemasında renkler ve görsel unsurlar kullanarak, farklı işlemleri veya adımları belirleyebilirsiniz. Bu, iş akışının daha kolay anlaşılmasına ve hatırlanmasına yardımcı olabilir.
Sonuç olarak, iş akış şemaları, iş süreçlerinin daha iyi anlaşılmasına, analiz edilmesine, izlenmesine ve geliştirilmesine yardımcı olur. Bu nedenle, iş akış şemalarının doğru ve anlaşılır olması çok önemlidir.
