E-okul kayıt, nakil, şube açma ve kapama, kesin kayıt işlemleri hakkında merak edilen 40 soru- cevap
1) Kayıtlar Ne Zaman Başlar?
Okul öncesi eğitim ve ilköğretim kurumlarında yeni kayıtlar, temmuz ayının ilk iş gününde başlar.
2) Aday Kayıt İşlemleri Bölümünden Hangi İşlemleri Yapabilirim?
Bu ekranda e-kayıt listenizde görünmeyen okul öncesi , 1. ve 5. Sınıf öğrencilerini aday olarak kaydedebilirsiniz. Aday öğrencilerin daha sonra kesin kayıt işlemleri yapılmalıdır.
3) Aday Kayıt Listesine Nasıl Öğrenci Ekleyebilirim?
Kurum İşlemleri-Kayıt İşlemleri-Aday Kayıt ekranından TC Kimlik No girerek öğrenciyi aratın. Öğrenci bilgileri ekrana geldikten sonra sol üst bölümden kaydet simgesine tıklayarak kaydedin.
4) Aday Kayıt İptal İşlemini Hangi Durumlarda Yapabilirim?
Aday kayıt listenizde görünen öğrencilerin farklı bir kurumda kayıtlı olması, kurumunuzda kayıtlı olması, özel okula geçiş, sağlık vb. nedenlerinden birine sahip olması durumunda aday kayıt iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz.
5) E–Okul Yönetim Bilgi Sistemine 1. Sınıflar İçin Yeni Şubeyi Nasıl Ekleyebilirim?
Yeni şube ekleme işlemleri ilçe kullanıcıları tarafından yapılabilir. Üst yazı ve e-kayıt listesi ile yeni şube açılmasını talep etmeniz gerekmektedir.
6) E-Okul Yönetim Bilgi Sisteminden şube silme işlemini nasıl yapabilirim?
Şube silme işlemleri ilçe kullanıcıları tarafından yapılabilir. Kapatacağınız şubeye kayıtlı öğrenci varsa diğer şubelere aktarmanız, silinmesini üst yazı ile talep etmeniz gerekmektedir.
7) Okul Öncesi Eğitim Kurumlarında Şube Ekleme İşlemi Nasıl Gerçekleştirilir?
Okul Öncesi Kurum İşlemleri – Şube İşlemleri – Şube Ekle sekmesinden şube ekleyebilirsiniz.
8) Sınıf / Şubelerin Yeni Eğitim ve Öğretim Yılına Aktarımlarından Sonra Bazı Dönemler 1.Sınıf Şubeleri Silinirken Bazı Dönemlerde Silinmemektedir. Bu Durumun Sebebi Nedir?
Sınıf aktarım işlemleri sırasında ilgili şubeye kayıtlı öğrenci olduğu takdirde şubeler silinmemektedir. Pasif konumda olan öğrenciler ile sınıf tekrarına kalan öğrenciler ilgili şubenin silinmesini engellemektedir.
9) Kesin Kayıt İşlemlerini Nasıl Gerçekleştirebilirim?
Kesin Kayıt işlemlerinden önce şubelerinizi oluşturmalısınız.İlkokul-Ortaokul Kurum İşlemleri – Kayıt İşlemleri – Kesin Kayıt sekmesinden kayıt işlemlerini yapabilirsiniz. Kayıt işlemleri – raporlar bölümünden kullanılmayan “Okul Numaraları Listesi”ni almalısınız. Kesin kayıt işlemleri sayfasında görünen öğrencilerin Sınıf/Şube ve Yabancı Dil bilgisini seçin. Öğrencinin isminin başındaki kutucuğu işaretledikten sonra okul numarası verip kaydedin. Öğrenci Kayıt Durumunun “Kesin Kayıt Yapıldı” şeklinde olduğunu kontrol edin.
10) Kesin Kayıt İşlemlerini Yaptıktan Sonra Öğrenciyi Nasıl Silebilirim?
Mecburi ilköğretim çağında olan öğrencilerin kesin kayıt işlemleri gerçekleştirildikten kayıtları silinemez. Öğrenci öğrenimine başka bir okulda devam ediyorsa nakil işlemi gerçekleştirilmelidir.Öğrencinin e-Okul Yönetim Bilgi Sisteminde pasif konuma getirilmesi “Ayrılma İşlemleri”nde anlatılan nedenlerinden biri ile olabilir.
11) Okul Öncesi Eğitim Kurumlarında Okula Kayıt İşlemleri Nelerdir?
Çocuğun aday kaydı e-Okul sistemi üzerinden alınır. Kesin kaydı yapılan çocukların velilerine Acil Durumlarda Başvuru Formu EK-1doldurtularak Sözleşme EK-2 imzalanır.
12) Okul Öncesi Eğitim Kurumlarında Okula Kayıt Yaşı Nasıldır ?
Anaokulu, ana sınıfı ve uygulama sınıflarına, kayıtların yapıldığı yılın eylül ayı sonu itibarıyla 57-68 aylık çocukların kaydı yapılır. Okulun kayıt alanında ikamet eden ve bir sonraki eğitim ve öğretim yılında ilkokula başlayacak çocukların kaydı yapıldıktan sonra fiziki imkânları yeterli olan anaokulu ve uygulama sınıflarına 36-56 aylık, ana sınıflarına ise 45-56 aylık çocuklar da kaydedilebilir.
13) Okul Öncesi Eğitim Kurumlarında Okula Kayıtta Öncelik Var Mıdır ?
İlkokula kaydı bir yıl ertelenen ve bir önceki yıl okul öncesi eğitim almamış olan 69-71 aylık çocuklar ile okulun bulunduğu kayıt alanındaki çocuklara okul öncesi eğitim kurumlarına kayıtta öncelik tanınır.
14) Anasınıfında Bir Sınıf / Grup Oluşturacak Kadar Öğrencimiz Bulunmamaktadır. Sınıf Açılması İçin Neler Yapabilirim?
Bir grup oluşturabilecek kadar çocuk bulunmayan okullarda 36-68 aylık çocuklar aynı ana sınıfına kaydedilebilir.
15) İlkokulların Birinci Sınıfına Kaç Ayını Dolduran Çocukların Kayıtlarını Yapabilirim?
Kayıtların yapıldığı yılın eylül ayı sonu itibarıyla 69 ayını dolduran çocukların kaydı yapılır.
16) İlkokulların Birinci Sınıfına Veli İsteği Doğrultusunda Kaç Ayını Dolduran Çocukların Kayıtlarını Yapabilirim?
66, 67 ve 68 aylık çocuklardan velisinin yazılı isteği bulunanlar da ilkokul birinci sınıfa kaydedilir.
17) İlkokulların Birinci Sınıfına Kayıtlı Olan Kaç Ayını Dolduran Çocukların Kayıtlarını Erteleyebilirim?
Velisinin yazılı talebi bulunması halinde 69, 70 ve 71 aylık olanları okul öncesi eğitime yönlendirebilir veya kayıtlarını bir yıl erteleyebilirsiniz.
18) 72 Aylık ve Daha Üzerindeki Çocukların Kayıtlarını Ertelenebilir Mi?
68 ayını tamamlamış,79 aydan gün almamış olan öz el e ğit im iht i yacı olan öğrencil e rin ilkokula başlamasının uygun olmadığının doktor raporu ve Özel Eğitim Hizmetleri Kurulu Kararı ile belgelenmesi durumunda okul öncesi kurumlarına kayıtları yapılabilmektedir.
19) Birinci Sınıfa Kesin Kaydı Yapılmış Ancak Fikrini Sonradan Değiştirmiş Öğrenciyi Nasıl Anasınıfına Kayıt Edebilirim?
72 ayını doldurmamış (72 ay ve üzerindeki öğrenciler ilkokula (Ram raporu hariç) devam etmek zorundadır.) öğrencileri öğrenci işlemlerinden bulun. Öğrenci Bilgileri – Sınıfı / Şubesi bölümünden ” Anasınıfı ” seçeneği seçin ve kaydedin.
20) Nakil Kabul İşlemini Gerçekleştiremiyorum. Bu Durum Karşısında Ne Yapmalıyım?
Nakil kabul işleminden önce aktarılacak sınıfı / şubesi bilgilerinin ‘açık’ olduğundan emin olmalısınız.
21) Birinci Sınıfa Kaydedilmesi Gereken Öğrenciyi Yanlışlıkla Anasınıfına Kaydettim. Bu Öğrenciyi Tekrar Birinci Sınıfa Nasıl Alabilirim?
Sehven anasınıfına kaydedilen öğrenciler 1. Sınıf aday kayıt ekranından eklenip kesin kayda dönüştürülerek 1. Sınıfa alınabilir.
22) Geçen Yıl Kayıt Erteleyen Öğrencileri Aktif Hale Getirerek Kesin Kayıtlarını Yaptım Fakat Aday Kayıt Ekranından Düşmediler? Bu Öğrencileri Aday Kayıt Listesinden Nasıl Düşürebilirim?
Aday kayıt iptal bölümünden kaydını iptal edin. Seçeneklerden kurumumuz öğrencisi seçeneğini seçin.
23) E-Okul Aday Kayıtta Bekleyen 1. Sınıf Öğrencilerini Kesin Kayıt Yapamıyorum. Sürekli “İşlem Sırasında Bir Hata Oluştu Tekrar Deneyin!” Uyarısı Veriyor. Böyle Bir Durumda Ne Yapılması Gerekiyor?
Öğrenci geçen sene rapor ya da veli isteğiyle kayıt erteleme yaptığı için bu hatayı almaktasınız.Öğrenciyi bulup ayrılma işlemlerinden aktif öğrenci haline getirin.Sınıf şubeleri açmamış ya da aktif yapmamış olabilirsiniz.
24) Öğrenciyi 1.Sınıf Kaydetmek İstiyorum Ama “Öğrencinin Adres Bilgisi ‘İçişleri Bakanlığı Ulusal Adres Veritabanı’ Sisteminde Tespit Edilemedi!” Uyarısı Çıkıyor. Bu Durumda Ne Yapabilirim?
Öğrenci velisini nüfus müdürlüğüne yönlendirin. Öğrencinin adres bilgisinin nüfus müdürlüklerinden girilmesini sağlayınız.
25) Öğrenciyi 1.Sınıf Kaydetmek İstiyorum Ama “Öğrencinin Adresi Herhangi Bir Okulla İlişkilendirilemedi!” Uyarısı Çıkıyor. Bu Durumda Ne Yapabilirim?
İl/ilçe Milli eğitim müdürlüğü tarafından ilgili adresin herhangi bir okulun alım sahasına dahil edilmesi gerekmektedir.
26) E-Okul Kesin Kayıt İşlemlerini Gerçekleştirdim. Anasınıfına Öğrenci Bilgilerinden Sınıfını Değiştirerek Kaydetmek İstiyoruz fakat Kaydet Butonu Pasif. Sebebi Ne Olabilir?
Anasınıfı şubelerini oluşturduğunuzdan veya oluşturmuş olduğunuz şubelerin açık olduğundan emin olmalısınız.
27) Ortaokula Kayıt İşlemi Nasıl Yapılır ?
İlkokul öğrenimini tamamlayan ve kayıtların yapıldığı eylül ayı sonu itibarıyla zorunlu öğrenim çağı dışına çıkmamış öğrencilerin kayıtları ulusal adres veri tabanındaki yerleşim yeri adres bilgileri esas alınarak e-Okul sistemi üzerinden ortaokula yapılır.
28) İmam Hatip Ortaokuluna Kayıt İşlemi Nasıl Yapılır ?
İmam-hatip ortaokuluna kayıtlar velinin başvurusu üzerine ilgili okul yönetimince yapılır.
29) Yatılı Bölge Ortaokuluna Kayıt Hangi Durumlarda Yapılır?
Okulu bulunmayan veya öğrenci yetersizliği nedeniyle okulu kapatılan yerleşim birimlerindeki öğrenciler ile birleştirilmiş sınıfları bulunan ilkokullarda 4 üncü sınıfı tamamlayan ve taşımalı eğitim kapsamına alınamayan mecburi ilköğretim çağındaki öğrenciler de yatılı bölge ortaokullarına alınırlar.
30) Öğrenim Çağında Olup Nüfus Kaydı Bulunmayan Çocukların Kayıt İşlemleri Nasıl Yapılır?
Okul yönetimi, öğrenim çağında olup nüfus kaydı bulunmayan çocukları, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı düzenlenmesi için nüfus müdürlüğüne bildirir ve Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası temin edilen öğrencilerin kesin kayıtlarını e-Okul sistemi üzerinden yapar.
31) Okul Çalışanı Öğrencisinin Kaydını Çalıştığı Kuruma Yaptırabilir Mi?
Okul çalışanlarının istemeleri hâlinde, çocuklarının nakli ulusal adres veri tabanındaki adreslerine bakılmaksızın görev yaptıkları okula yapılır.
32) Farklı Okullara Giden Kardeşler Aynı Okula Kaydedilebilir mi?
Yeni okul açılması veya kayıt alanının değiştirilmesi sebebiyle farklı okullara devam etmek zorunda kalan kardeşlerin nakilleri, velinin isteği doğrultusunda kardeşlerden birinin okuluna yapılır.
33) Anne / Babanın İkisinin de Çalışması Durumunda Öğrencinin Kaydı İş Yeri Adreslerine Yapılabilir mi?
Anne ve babanın ikisinin de çalışması ve istemeleri hâlinde öğrencinin nakli belgelendirilmesi şartı ile anne veya babasının çalıştığı adresin kayıt alanındaki okula yapılır.
34) Taşıma Kapsamına Alınan Okullarda Bulunan Öğrencilerin Kayıtları Ne Olacak ?
Taşıma kapsamına alınan okullarda öğrenim gören öğrenciler, e-Okul Bilgi Sistemi üzerinden taşıma merkezi olarak belirlenen ilköğretim kurumlarına naklen kaydedilir.
35) E-Okul Aday Kayıt Listesine Komşu Köy Okulunun Öğrenci İsimleri Düşüyor. Bu Durumda Ne Yapılması Gerekir?
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından okul kayıt bölgesinin düzeltilmesi gerekmektedir.
36) Sınıf Mevcutları Otuzun Altında Kalan Okullara Nakil İşlemi Nasıl Gerçekleştirilir ?
İlköğretim kurumlarında sınıf mevcutları otuzun altında kalan okulların boş kontenjanları derslerin başladığı haftanın ilk iş gününde e-Okul sisteminde ilan edilir. Bu okullara kayıt alanı dışından öğrencisini nakil ettirmek isteyen velilerin başvuruları derslerin başladığı ilk hafta içerisinde e-Okul sistemi üzerinden alınır. İkinci haftanın ilk iş günü yapılan nakil başvurularının boş kontenjandan fazla olması durumunda, nakil ile gelecek olanlar e-Okul sistemi üzerinden kura çekilerek belirlenir ve ardından bu kişilerin nakilleri yapılır.
37) Okula Kayıt İşlemlerinde Hangi Durumlarda Ulusal Adres Veri Tabanındaki Adreslerine Bakılmaz?
Şehit, harp malûlü ve muharip gazi çocukları ile rehberlik ve araştırma merkezi raporu ile yönlendirilmesi yapılan özel eğitime ihtiyacı olan çocuklar, yerleşim yeri adresine uyumlu okula kaydedildikten sonra durumlarını belgelendirmeleri şartıyla ulusal adres veri tabanındaki adreslerine bakılmaksızın istedikleri okula nakli yapılır.
38) Yabancı Uyruklu Çocukların Kayıt İşlemleri Nasıl Yapılır ?
Yabancı uyruklu olup İçişleri Bakanlığınca verilen belge ile kimlik numarası edinen çocukların kayıtları bu kimlik belgesinde bulunan bilgilere göre yapılır. Türk vatandaşlığına kabul işlemleri devam eden çocukların Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası edinmelerinin ardından e-Okul sisteminde kimlik numarası güncellenir.
39) Kesin Kayıt İşlemi Yapacağım Öğrencinin Nüfus Bilgilerinde Yanlışlık Var. Kayıt İşleminden Önce Bu Durum Nasıl Düzeltilir?
Nüfusa gerçek yaşından büyük veya küçük yazılmış olanların yaşlarının düzeltilmesi okul yönetimince velilerinden istenir. Bu öğrencilerden velisi üç ay içinde girişimde bulunmadığı veya bu işleri yapmadığı takdirde gereği yapılmak üzere il/ilçe millî eğitim müdürlüğüne bildirilir.
40) Yabancı Ülkede Öğrenim Görmekte İken Yurdumuza Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Nasıl Gerçekleştirilir?
Yabancı ülkede öğrenim görmekte iken yurdumuza gelen öğrencilerin öğrenim belgeleri, il millî eğitim müdürlüğünce incelenerek öğrenime devam edecekleri sınıflar belirlenir. Denkliği kabul edilmiş olan öğrenciler öğrenim belgelerinde gösterilen sınıflara sınavsız alınırlar.
Selçuk ŞAHİN
